[업무능력 향상] 성과를 높이는 일 공부 독서리뷰_Chapter 1. 지금보다 한발 앞설 수 있는 업무 진행법

성과를 높이는 일 공부

직장상사는 가르쳐주지 않는 일의 기본

Chapter 1. 지금보다 한발 앞설 수 있는 업무 진행법

저자 하마다 히데히코 | 역자 정지영 | 중앙북스 | 2017.02.28

'직장상사는 가르쳐주지 않는 일의 기본 성과를 높이는 일 공부' 는 2019년 2월달 안양석수도서관의 추천도서에서 발견했어요. 한참 업무에 자신감이 떨어져 있던 때라(나의 자존감...ㅠ) 제목이 끌리더군요. 나름 사무직 7년차의 대리지만 아직도 배워야 할 것이 많다고만 느껴집니다.

 

다시 초심으로 돌아가자!

'나는 사원이다!' 라고 생각하며 이 책에서 일공부를 배워 보기로 했습니다. 일개 중소기업대리가 더 많이 공부한다고 조금더 나아질까? 줄 잘서면 승진하는 회사에서 이런거 좀 공부한다고 승진의 기회가 올까? 라는 생각이 들긴 했지만, 사회 초년생처럼 차근차근 해보자는 생각에 책을 읽기 시작했습니다. 전 한다면 하는 B급직장인 B급팬더니까요.

 

 

▼▼▼ 책 자세히 알아보기 ▼▼▼

- 책보러가기 ↑ 위 이미지 클릭 -

Chapter 1. 지금보다 한발 앞설 수 있는 업무 진행법

1) 일의 기본 사이클을 읽혀라

PDCA의 핵심

매니지먼트 사이클은 PDCA라고도 합니다. PDCA란 계획(Plan), 실행(Do), 확인(Check), 개선(Action)의 앞 글자를 딴 말입니다.  PDCA의 핵심은 바로 나선형 계잔 형태로 발전하는 일입니다.

명칭	의미	계획
(P) Plan	계획	목표, 진행 방식, 스케줄 등을 계획한다. 시행 방법을 확인하고, 완성할 떄까지의 예정을 짜는 일
(D) Do	실행	계획을 토대로 일을 실행한다. 실제로 매뉴얼을 만드는 일
(c) Check	확인	계힉과 대조하여 일의 진척과 중간 성과를 확인한다. 결과물을 확인 하는 일
(A) Atiocn	개선	계쇡대로 진행되지 않은 부분에 관해 대책을 세운다 오식을 수정하거나 더욱 읽기 편하게 개선하는 일

 

나선계단 형태의 발전

어떤 메뉴얼을 작성할 때 PDCA를 바탕으로 작업속도를 올리고 매뉴얼의 가독성을 높였다면, 아래 그림처럼 나선계단 형태로 발전한 것입니다. 이형태로 회전하는 것이 비로서 PDCA를 확실히 돌린다고 말할 수 있습니다.

나선계단 형태의 발전

 

---

 

2) 성표를 나타내는 지표를 기억하라

QCDSS

기업이 목표를 하는 최대의 성과 지표는 이익입니다. 그  이익을 창출하기 위한 지표에 QCDSS라는 말이 있습니다. QCD는 품질(Quality), 비용(Cost), 납기(Delivery)의 약자로, 제조 공장 등에서 자주 사용됩니다. 소고기덮밥 체인점 요시노야의 슬로건은 '맛있다, 싸다, 빠르다' 여기에는 QCD가 그대로 담겨 있습니다.

남는 SS는 매출(Salies), 안전(Safety)를 말합니다. 이익은 매출에서 비용을 뺸 것이므로, 매출을 늘리고 비용을 줄이면 이익을 최대화 할 수 있습니다. 또 다른 S, 안전 역시 중요합니다. 단 한 번의 사고로 기업은 인재를 잃을 수 도 있고, 신용이 떨어지는 결과를 초래할 수 도 있습니다.

명칭	의미	사용하는 상황
Qualrity	품질	검사 NG, 불량, 반품, 클레임, 실수
Cost	비용	원가, 경비, 인건비,
Dellivery	납기	납부까지의 기간, 시간당 작업 효율
Sales	매출	매출 금액, 고객 획득
Safety	안전	사고, 노동재해

 

나선계단 형태로 발전하기 위한 활용 예

우리는 QCDSS와 그 결과인 이익을 인식하면서 일해야 합니다. 예를 들어 '나선계단 형태의 발전'의 지표로 삼아봅시다. 업무를 반복해서 수행할 때 더욱 좋게, 더욱 낮은 비용으로, 더욱 빠르게, 더욱 큰 매출로 이어질 수 있게, 더욱 안전하게 실행할 수 있는 것입니다. 이러한 지표를 수치로 파앍할 수 있다면 좋겠지요. 같은 업무를 반복할 때 Plan 단계에서 '비용을 얼마나 절감할 것인가', '얼마간의 시간 단축을 목표로 할 것인가?라는 식으로 나선계단 형태로 발전하기 위한 위치 목표치를 정합니다. 그리고 Check 단계에서 애초 목표로 했던 성과 지표를 실현할 수있는 지 확인하고, 도달하지 못할 상황이라면 적절한 수단을 마련합니다.(Action)

명칭	시점
Quality	어떻게 하면 품지릉ㄹ 더욱 높일 수 있을까?
Cost	좀 더 낮은 비용으로 하려면 어떻게 해야 하는가?
Delivery	어떻게 하면 속도를 올릴 수 있는가?
Salse	좀 더 매출에 공헌하려면 어떻게 해야 하는가?
Safety	더욱 안전하게 진행하려면 무엇이 필요한가?

 

---

 

3) 일정 관리는 긴급도와 중요도로 결정한다.

Plan 단계에서 가장 중요한 일은 일정 관리입니다. 업무의 일정은 대부분 동시에 진행되는 경우가 많습니다. 하지만 사람은 한번에 하나으리 일밖에 처리하지 못합니다.(중소기업 사장님들은 멀티플레이어를 원하죠ㅠㅠ) 따라서 손쉬운 일부터 착수하거나 느낌이 가는 대로 진행하다 보면 기한을 맞추지 못하는 등의 문제가 발생할 수있습니다.

 

우선순위를 정한다.

ㅇ리의 우선순위를 정할 떄 핵심은 우선도를 측정하는 기준입니다. 자주 언급되는 기준은 촉박한 일을 먼저하는(긴급도로 측정하는)사고 방식입니다. 하지만 이것만으로 우선도를 결정하기에는 부족한 면이 있습니다. 실적에 큰 영향을 주는 안건은 아무리 긴급도가 낮아도 우선할 필요가 있습니다. 이때, 아래 도표의 A와 B의 영역을 양립시키느 방법이 문제가 됩니다. B의 영역의 일도 방치 할 수 없기 때문입니다.

우선순위

프런트 로딩(Front Loading)

그래서 위의 도표 A영역의 일에 프런트 로딩(Front Loding)이라는 방법을 활용합니다. 바로 업무에 빠르게 착수하는 방법 입니다. 예를 들어 고객을 대상으로 제안서를 작성해야 하는 데 기한이 한달이라고 합시다. 이 일은 직장의 실적에 영향을 미치는 중요한 일입니다. 제안서를 작성하는 데 3일 가량 소요된다면 , 우선 재빨리 제안서 파일과 목차만이라도 만들어 둡니다. 이렇게 하면 의식이 자연스럽게 그 일로 향하게 되어 완성하는 데 무엇이 필요한지 다른 사람에게 물어보거나 스스로 조사할 수 있게 되며, 업무의 질도 올라갑니다.

프론트 로딩(Front Loading)

 

 

---

 

4) 상사의 지시를 정확하게 파악하자

메모와 5W2H

메모와 5W2H의 활용은 메모하느 데에 잊지않겠다는 의미외에 상대방으 말을 소중하게 받아들이고 있다는 메시지를 주는 효과가 있습니다. 그리고 지시 사항에 불분명한 점이 있으면 언제(When), 어디서(Where), 누가(Who), 무엇을(What), 왜(Why), 어떻게(How), 얼마나(How much)를 이용해서 확인합니다. 이처럼 지시받은 일을 정확하게 파악하는 것은 일의 기초 수준에 해당합니다.

명칭	의미	지시를 받을 때의 주안점
When	언제	납기, 스케줄, 빈도
Whefer	어디에서	납품처, 작업 장소, 배치
Who	누가	상대방 관계자, 역할분담
What	무엇을	대상, 범위
Why	왜	목적, 배경, 필요성
How	어떻게	진행 방식, 사용 방법, 제약 사항
How much	얼마나	예산, 목표치, 상한치, 하한치

 

완성 예상도의 사례

불분명한 점을 호가인했다고 해도 완성품이 상사(혹은 고객)의 이미지에 맞지 않을 수도 있다. 그런 일을 방지하려면 완성예상도를 활용한는 것이 도움이 된다. 지시를 받은 뒤 에 재빨리 완성 예상도를 작성해서 상사에게 보여주는 것이다.

예를 들어 클레임 원인을 조사한 뒤 대책을 보고하라는 지시를 받은 경우 완성예상도를 작성한다. 지시를 받은 뒤 15분 이내에 오나성 예상도를 만들고 상사에게 확인 하는 것이 중요하다. 상사의 기억이 선명할 떄 확인을 받아야 하기 때문이다. 이 간격이 커지면 상사가 상세한 내용을 잊어버리거나 "이렇게 지시했을 텐데?" 하고 착각 할 수도 있다.

 

완성 예상도의 사례

 

---

 

5) 주변 사람을 끌어들이자

협력을 구할 떄는 미리 말해둔다

상사는 부하직원이 모든지 혼자 하려 하지 안혹 주변 사람들을 이용하기 바랍니다. 한사람의 능력에는 한계가 있기 때문입니다. 혼자서 모든 것을 해결하려고 하면 언젠가 한계에 부딪히기 때문에, 그렇게 되기 전에 주변 사람에게 협력을 구해야 합니다. "혼자서 어떻게든 처리하려고 하는데, 만약 내일 시점에 여기까지 진행하지 못하면 도와주실 수 있나요?" 라고 미리 시점으 정해 주변사람들에게 예고해 두는 것이 중요합니다. 아무 말도 없다가 갑자기 "도와주세요"라고 도움을 요청하면 상대의 스케줄이 이미 있기 때문에 움직여주기 힘든 경우가 종종 발생합니다.

 

 

타인을 끌어들이기 위한 세가지 요소

① 상담하는 방법

중대한 업무에 참가하기를 권한다고 해도 긍정적인 대답이 돌아오기 어렵습니다. 그러니 처음에는 "상담하고 싶은데요"

라고 말하면서 상대의 마음을 공략합니다.

② 의욕을 내보이는 방법

업무를 완수하고 싶다는 나의 의욕을 다른 사람이 느끼면 그 사람은 자연히 그 마음을 응원하고 싶어집니다.

③ 상대의 자아존중감에 호소한다.

사람은 "이건 당신이 아니면 할 수 없어요. 당신이 필요해요"라는 메시지에 움직이기 마련이다.

 

 

---

 

초등학교에서 부터 귀가 닳도록 배운 6하원칙의 변형 5W2H의 활용은 잊기 쉬운 것 중에 하나입니다. 막상 메모를 하겠다고 메모지를 들고 대기해도 한~두가지씩 빠트리기 일수이죠. 앞으로 더욱 집중해야 겠다는 생각이 들었습니다.

 

B급팬더는 나름의 완벽주의, 편집증이 있어, 작업물을 완성할 때 까지 공유를 하지 않는 징크스가 있습니다. 하지만 상사의 입장에서는 답답하신지 얼만큼 진행 되었나요? 라는 질문을 받기 다반사이죠. 제가 놓치고 있던 부분은 업무를 지시받으면 지시를 받은 뒤 15분 이내에 완성예상도를 만들고 상사에게 확인 받는 것이였죠. 이 책을 읽고 회의 후 내용을 간단하게 정리하여 내용 공유를 하니, 확실히 상사의 질문이 줄어들더라구요^^ 

 

그리고 협력을 구하는 방법, 특히나 중소기업에서 '내가 맡은 업무는 나만 할 수 있어야 내 밥줄이 된다'라는 생각이 강한 것 같아요. 업무 매뉴얼을 만들어 공유하는 것 보다, 나 혼자만 할 수 있도록 하는 경우가 많은데, 혼자서 모든걸 해내는 것은 이사님이라도 힘들거라는 생각이 요즘 들어 들더군요. 혼자서 하는데 까지는 해보고 마감기한 1일전까지 안될 것 같은 부분은 직장 동료나 상사에게 도움을 청하는 것도 업무를 확실하게 끝내는 방법이라 생각됩니다.

 

다음 포스팅은 휴먼스킬을 익히는 방법으로 찾아오겠습니다~ 그때까지 열일 화이팅하세요!

 

 

▼▼▼ 책 자세히 알아보기 ▼▼▼

- 책보러가기 ↑ 위 이미지 클릭 -

파트너스 활동을 통해 일정액의 수수료를 제공받을 수 있습니다.